E-mail

In het huidige digitale tijdperk heeft e-mail inmiddels grotendeels de brief als correspondentiemiddel vervangen. Het woord e-mail staat dan ook voor elektronische post, zeg maar een digitale brief.

Is e-mail rechtsgeldig?

Ja,  e-mail is rechtsgeldig om een overeenkomst mee te sluiten, omdat de wet zegt dat het sluiten van overeenkomsten vormvrij kan gebeuren. Dat wil zeggen: het is niet aan een bepaalde vorm gebonden en kan op elke manier gebeuren, dus ook per e-mail. Voorwaarde is wel dat er een aanbod voor een overeenkomst moet zijn gedaan. Echter, hoewel het dus in veel gevallen rechtsgeldig is, is e-mail als bewijslast soms lastig te gebruiken. Bij belangrijke overeenkomsten is het dan ook beter/verstandiger om schriftelijk, en bij voorkeur aangetekend, een en ander te communiceren.

E-mailen

Zoals gezegd is e-mailen de digitale variant van de brief. Net als een brief heeft ook een e-mail een ‘adres’ nodig waar het naartoe gestuurd gaat worden: het e-mailadres.

Een e-mailadres bestaat altijd uit 2 elementen: de ‘naam’ van de ontvanger en het domein. Wanneer u bijvoorbeeld een mail naar mij zou sturen, dan is de naam ‘contact’ en het domein ‘@digitaaladviesneede.nl’. Het invullen van het e-mailadres moet zeer zorgvuldig gebeuren. Er mogen geen spaties in zitten en sommige leestekens zijn niet toegestaan. Het moet dus aan elkaar worden geschreven: contact@digitaaladviesneede.nl.

Veronderstel dat mijn e-mailadres er iets anders uit zou zien, dan zou info.dan@digitaaladviesneede.nl of info-dan@digitaaladviesneede.nl zijn toegestaan. Let op het gebruik van de . en het -.

Wanneer u een nieuw bericht maakt, vult u de geadresseerde in bij ‘Aan’. Verder ziet u bij het opstellen van een e-mail een invoervak of knop CC (Carbon Copy) en (soms) BCC (Blind Carbon Copy).

Het invoervak ‘Aan’ is dus de direct geadresseerde (degene van wie een (re)actie verlangd). Het CC-adres wordt geïnformeerd (u verlangd niet perse een (re)actie) en de BCC-geadresseerden deze worden (niet zichtbaar) geïnformeerd.

NB: de ontvanger (de geadresseerde) ziet altijd het ‘Aan’ adres en het CC-adres.BCC-adressen worden niet getoond. Dit laatste kan erg nuttig zijn wanneer u anderen wilt informeren, maar niet wilt dat de ‘Aan’ en CC-geadresseerden zien dat deze anderen zijn/worden geïnformeerd.

Resteert het invullen van het Onderwerp en de feitelijke tekst. In het onderwerp vult u een korte beschrijving (de essentie van het bericht) in, zodat de ontvanger in één oogopslag ziet waar het bericht over gaat. De inhoud van het bericht is vrije tekst, u kunt schrijven wat u wilt, aangevuld met afbeeldingen, bijlagen, enzovoorts.

Online en Offline Mail

Om duidelijk te maken wat het verschil is tussen deze twee begrippen, is het zinvol om eerst te vertellen hoe e-mail werkt.

Je kunt e-mailen wanneer je een e-mailaccount bezit. Dit betekent dat je bij een provider (KPN, Ziggo, enz.) een internet-abonnement afsluit. Bij zo’n abonnement is een e-mail functionaliteit inbegrepen. Het e-mailadres is dan naam@kpn.nl, naam@ziggo.nl, enz. Dit is een betaald abonnement.

Er kan ook een gratis e-mailaccount worden genomen zoals naam@outlook.com (van Microsoft), naam@gmail.com (van Google), enz. Je dient alleen hiervoor een account aan te maken bij Microsoft, Google, enz.

Elke provider of e-mail aanbieder werkt met mailservers, zeg maar het ‘postkantoor’ van de provider of aanbieder. E-mailen gaat dus via internet.

Bij online mail wordt de mail middels een browser bekeken en ver-/bewerkt op de mailserver. Rechtstreeks op internet dus. De mails worden niet opgeslagen op de computer. Daarom wordt dit ook wel Webmail genoemd.

Bij offline mail wordt gebruikt gemaakt van een programma op uw computer die e-mails kan verwerken. Mail voor Windows 10, Outlook (van Microsoft Office), Thunderbird en eM Client zijn o.a. dergelijke programma’s. Zo’n programma, of mailcliënt, download de berichten van de mailserver om u in staat te stellen de berichten te bekijken en/of te schrijven ook wanneer er geen internetverbinding is. Periodiek, of wanneer de internetverbinding is hersteld, synchroniseert het programma met de mailserver en werkt zo nodig de berichten bij.

Soorten e-mailaccount

Een e-mailaccount kent twee types:

  • Een POP3 account
    Met dit type account haalt het mailprogramma (de mailcliënt) de berichten op van de mailserver, waarna automatisch de berichten op de server worden verwijderd. Een uitzondering is wanneer is ingesteld dat een kopie op de server moet worden bewaard. Dit is een voorkeursinstelling die niet automatisch is ingesteld. Omdat de berichten dus normaliter slechts éénmaal gedownload worden naar de computer, kan ook alleen op deze computer de mail worden bekeken en bewaard!

  • Een IMAP account
    Dit type account doet ongeveer hetzelfde, met het essentiële verschil dat berichten wél worden bewaard op de mailserver. Dit maakt het mogelijk om op meerdere apparaten dezelfde berichten in verschillende mailcliënt’s te kunnen bekijken en bewerken. Dit betekent dat u altijd en overal de berichten beschikbaar heeft!

In vervolg op dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een gratis e-mailaccount bij Microsoft (outlook.com) en Google (gmail.com) aangemaakt kan worden. Bovendien wordt uitgelegd hoe de koppeling met de mailcliënt Outlook (van Microsoft Office) tot stand gebracht wordt.

Zie Outlook.com en (Office) Outlook en (Google) Gmail