Mailberichten bewaren

Regelmatig bereikt mij de vraag hoe je mailberichten kunt opslaan (bewaren / archiveren).

Nu zijn daarvoor diverse methoden:

  • Het bewaren van de mailberichten bij een online mailservice zoals outlook.com of gmail.com,
  • Het opslaan van de mailberichten in een zogenaamde offline mailcliënt zoals (Microsoft) Outlook, eMClient of Mail Windows 10,
  • Het opslaan van ‘losse’ mailberichten,
  • Het archiveren van mailberichten middels het programma MailStore. (zie uitleg onder)

Online mailservice

Het bewaren van mailberichten bij een online mailservice is de meest eenvoudige manier om belangrijke berichten altijd en overal beschikbaar te houden. De essentie hierbij is dat mail wordt benaderd middels een browser, via internet dus. Omdat de mail op een server staat bij die betreffende mailservice, staan deze daar veilig, ook al zou de eigen computer crashen of wanneer de eigen computer opnieuw geïnstalleerd moet worden. Immers, ook al zou de eigen computer om wat voor reden dan ook onbruikbaar worden, de mails blijven bereikbaar via internet. Het maakt in dat geval niet uit met welk middel die mailservice wordt benaderd, via een willekeurige computer, tablet of smartphone. Het enige wat in dat geval nodig is, zijn het internetadres van die mailservice en de inloggegevens.

NB: Elke wijziging zoals verwijderen of verplaatsen van berichten heeft een direct effect. Verwijderde berichten gaan weliswaar eerst nog naar de prullenbak, kunnen eventueel van daaruit worden hersteld, maar de prullenbak zak periodiek handmatig of automatisch worden geleegd. Kortom, de berichten die moeten worden bewaard nooit naar de prullenbak verplaatsen!

Offline mailcliënt

Een offline mailcliënt is een mailprogramma op de eigen computer die voor dat doel specifiek is geïnstalleerd. Standaard beschikt Windows 10 over het mailprogramma Mail, maar velen hebben een voorkeur voor een ander mailprogramma. Dat kan zijn Outlook (onderdeel van het kantoorpakket Microsoft Office), eMClient, Mailbird, Thunderbird, enzovoorts. 

Al deze mailprogramma’s werken in de basis op dezelfde manier. Na het invoeren van de accountgegevens en (mail)serverinstellingen van de betreffende mailservice ‘kijkt’ het programma voortdurend naar een gewijzigde situatie bij de maildienst (mailprovider) en download in voorkomend geval nieuwe berichten naar de eigen computer en slaat deze nieuwe berichten op in het mailprogramma. Ook verzonden berichten of reacties op bestaande of nieuwe berichten worden opgeslagen en gesynchroniseerd met de online mailservice. In feite bestaat er op zo’n manier altijd een kopie van de online situatie op de eigen computer.

Hoewel een dergelijke methode zeer gebruiksvriendelijk en effectief is, schuilt er toch een ‘gevaar’ in. De opgeslagen berichten in het mailprogramma zijn alleen toegankelijk zolang de computer en het mailprogramma foutloos functioneert. Met bijvoorbeeld een computercrash bestaat de mogelijkheid dat het mailprogramma niet meer toegankelijk is en daarmee dus dan ook niet meer de opgeslagen berichten. Desondanks hoeft er geen man overboord te zijn. Immers, het mailprogramma heeft kopieën opgeslagen van de originele mailberichten welke nog steeds aanwezig zijn bij de online mailservice, mits … gebruik wordt gemaakt van IMAP instellingen of POP3 instellingen waarbij in de mailinstellingen is aangegeven dat altijd kopieën bij de mailservice moeten worden bewaard. (Zie https://digitaaladviesneede.nl/e-mail-algemeen/ voor verdere uitleg hieromtrent)

Opslaan 'losse' berichten

Hoewel mogelijk, is het opslaan van ‘losse’ berichten niet effectief en onoverzichtelijk. Afhankelijk van de mailservice kunnen berichten worden gedownload (doorgaans met een .eml extensie) of afgedrukt. In het eerste geval, downloaden, is de naam van het betreffende opgeslagen bericht doorgaans gelijk aan de titel van het mailbericht. In het tweede geval, afdrukken, kan er zelf een naam aan het bestand worden gegeven. Zorg er in dat geval wel voor dat het bericht als zodanig goed is te herkennen.

MailStore

De meest effectieve manier om mailberichten op te slaan is middels het onvolprezen programma MailStore. Dit programma slaat alles op wat er ‘op dit moment’ op de mailserver of in de mailcliënt aanwezig is en onthoudt dit. In feite dus een één op één backup van de huidige inhoud van de Inbox en sub-mappen, inbegrepen verzonden berichten e.d. Back-ups welke nadien worden gemaakt overschrijven niet de gemaakte back-up, maar vullen deze aan. Dit houdt dus in dat nadat een back-up is gemaakt probleemloos de inhoud van de mappen bij de mailservice of mailcliënt kunnen worden geschoond zonder dat berichten verloren raken. Deze zijn immers nog aanwezig in MailStore.

Installeren van MailStore

Kies bij voorkeur bij het installeren voor de Portable versie. Waar het op de computer wordt neergezet maakt niet zoveel uit, maar liever niet op de systeemschijf C:. Dit om problemen bij een eventuele systeemcrash te voorkomen. Immers, wanneer een crash plaatsvindt, dan kan de computer worden hersteld door Windows weer opnieuw op C: te installeren. De dataschijven / partities D:, E:, enz. blijven in dat geval onaangetast en functioneel.

Door MailStore als Portable te gebruiken kan het probleemloos op een USB-stick of schijf worden geplaatst c.q. gekopieerd en blijft het in alle gevallen werken, ook na een systeemcrash.

Gebruik van het programma

Na installatie wordt het hoofdscherm getoond van waaruit diverse mogelijkheden worden gepresenteerd. De belangrijkste optie is hier natuurlijk ‘E-mails archiveren‘. Daar gaat het tenslotte om.

Door deze optie aan te klikken, volgt het venster waarin de instellingen van de te archiveren maildienst kunnen worden ingevoerd. Een aantal mogelijkheden zijn al voor-gedefinieerd, maar de meest wenselijke keuze is om rechtstreeks de betreffende mailservice te selecteren.

Op de afbeelding hieronder is te zien hoe dat er uitziet. Ik heb hier als voorbeeld al mijn mailadres bij ‘E-mailaccount’ ingevuld en deze gestart. Omdat deze nog niet bekend is, wordt een vervolgvenster getoond waarin e.e.a. dient te worden ingevuld c.q. gekozen. U ziet dat mijn mailaccount van het type IMAP is. NB: dit is altijd aan te raden! Verder dienen er nog de betreffende account- en servergegevens worden ingevoerd waarna het klaar is voor gebruik. Tenminste, wanneer de gegevens goed zijn ingevoerd.

Wanneer alle instellingen worden geaccepteerd en het e-mailaccount herkend, dan is dit zichtbaar onder profielen en kan aan de rechterkant van het venster het archiveringsproces worden gestart middels de knop ‘Uitvoeren‘.

Er volgt nu een voortgangsbalk van het archiveringsproces.

Na dit proces wordt weer het hoofdscherm getoond van waaruit nu aan de linkerkant van het venster de inhoud van het gearchiveerde e-mailaccount kan worden bekeken met de optie ‘Persoonlijk archief‘. (zie afbeelding onder)

 

Het zal duidelijk zijn dat ik om privacyredenen hier niet de inhoud van mijn Inbox laat zien, maar uiteraard is die inhoud wel te zien door op ‘Inbox’ te klikken. Door op één van de getoonde opties te klikken worden alle betreffende gearchiveerde berichten getoond en kunnen afzonderlijk worden bekeken, net als bij de mailservice zelf.

Tenslotte

Het mooie van dit programma is dat het zich niet beperkt tot 1 e-mailaccount. U kunt zoveel profielen (e-mailaccounts) gebruiken als u wilt.

Kortom, een uiterst snel, effectief en doelmatig back-up systeem voor uw e-mail.